Tout savoir sur la fiche de paie
La fiche de paie, également appelée bulletin de salaire, est un justificatif de la rémunération que l’employeur doit obligatoirement remettre à son salarié. La loi en fixe strictement le contenu et le cadre. Quelles mentions doivent figurer sur le bulletin de salaire ? Sous quelle forme le délivrer à vos salariés ? On fait le point.
Ce qui change en janvier 2024
La mention du montant net social doit, obligatoirement, être utilisée par les allocataires, à partir des revenus de janvier 2024 et déclarés en février 2024, chaque fois qu’elle est disponible, pour le renseignement de leurs déclarations.
Le « montant net social » est une information inscrite progressivement sur les bulletins de paie depuis juillet 2023. Il correspond au montant des ressources à déclarer pour bénéficier de la prime d’activité et du revenu de solidarité active (RSA).
Quelles sont les mentions obligatoires de la fiche de paie ?
Identité de l’employeur et du salarié
- Nom et adresse de l’employeur
- Numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi (code APE ou code NAF et Numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret)
- Convention collective de branche applicable au salarié ou référence au Code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis
- Nom et emploi du salarié et son niveau ou coefficient hiérarchique
- Période et nombre d’heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires et les éventuelles heures indemnisées au titre de l’activité partielle
- Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours)
- Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail
- Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales.
La rémunération
- Rémunération brute du salarié (sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions)
- Base sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
- Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
- Nature et montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail, etc.)
- Montant effectivement reçu par le salarié
- Date de paiement
- Dates de congé et montant de l’indemnité de congés payés, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée.
Cotisations et contributions sociales
- Montant des cotisations de protection sociale réunies (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage)
- Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales.
- Montant total versé par l’employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l’employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)
- Montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie.
À savoir
Pour des salariés non concernés par certaines cotisations, il est possible d’afficher, uniquement, les lignes donnant lieu au calcul et à la déclaration de cotisations auprès des organismes de recouvrement.
Il n’est toutefois pas possible de modifier l’ordre et les libellés des rubriques, l’objectif étant d’harmoniser les informations transmises sur les bulletins de paie.
Net à payer et net imposable
- Montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source.
Montant net social
- Montant du revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires (pour plus de détails sur cette nouvelle mention obligatoire à partir du 1er juillet 2023, référez-vous à l’encadré en haut de l’article).
Impôt sur le revenu
- Montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source
- Cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source
- Montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
- Cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
- Montant net des heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées
- Cumul annuel des montants d’heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées.
Autres mentions
- La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site service-public.fr
- La mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée
- Le nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle.
Le salarié peut contester le montant ou l’exactitude de sa fiche de paie pendant trois ans à compter de sa remise.
À savoir
Des dispositions particulières s’appliquent pour les salariés affiliés au régime local d’assurance maladie complémentaire obligatoire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle. Seules les valeurs correspondant au taux salarial et à la part salariale doivent figurer sur la fiche de paie.
Quelles sont les mentions interdites sur la fiche de paie ?
- Les informations relatives à l’exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel.
- La nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie.
C’est à l’employeur de l’établir et de la fournir au salarié.
Dans quel ordre doivent apparaître les mentions des cotisations sociales sur un bulletin de paie ?
En ce qui concerne les mentions des cotisations et contributions sociales, les mentions doivent figurer selon l’ordre suivant :
- Santé (sécurité sociale-maladie, maternité, invalidité-décès, complémentaire santé etc.)
- Accidents de travail et maladies professionnelles
- Cotisations de retraite
- Retraite supplémentaire
- Allocations familiales
- Autres contributions dues par l’employeur (transport, participation à la formation continue etc.
- Cotisations statutaires ou prévues par la convention collective
- CSG non imposable à l’impôt sur le revenu
- Allégement de cotisations*
- Montant net social (voir encadré en début d’article)
- Total versé par l’employeur
- Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.
* Depuis 2019, la réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires et complémentaires doit apparaître sur le bulletin de paie.
Dans la section prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu doivent figurer l’assiette (base sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions), les taux et le montant de la retenue à la source opérée, ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source.
La mention « Net à payer avant impôt sur le revenu » et la valeur associée doivent être affichées dans une police dont le corps de caractère est au moins égal à 1,5 fois celui utilisé pour les autres lignes du bulletin de paie.
Comment devez-vous remettre la fiche de paie au salarié ?
La fiche de paie est remise au moment du paiement du salaire, en main propre, par voie postale, ou sous forme électronique. Sauf cas spécifique (voir ci-dessous) l’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Dans le cas où l’employeur procéderait à une transmission dématérialisée, il doit indiquer à ce dernier les conditions dans lesquelles il peut accéder à son bulletin de paie. Le salarié peut s’opposer à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission de la fiche de paie sous forme électronique à condition de signaler son refus à son employeur par tout moyen lui conférant une date certaine. La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification.
À savoir
Dans certains cas, la remise de la fiche de paie peut s’accompagner de modalités spécifiques :
- lorsque l’employeur a recours à l’un ou l’autre des dispositifs de simplification administrative : titre emploi-service entreprise (TESE), chèque emploi-service universel (Cesu), chèque emploi associatif (CEA).
- lorsque la durée du contrat de travail des salariés embauchés dans le cadre d’un emploi à caractère saisonnier est inférieure à un mois, l’employeur n’émet qu’un seul bulletin de paie.
Le salarié peut-il contester la fiche de paie ?
Le salarié peut contester la réalité du paiement de la somme indiquée ou son exactitude, même après avoir accepté la fiche de paie. Dans ce cas, l’employeur devra justifier, notamment par la production de pièces comptables, du paiement du salaire. Le salarié dispose d’un délai de trois ans pour mener une action en non-paiement de salaire devant les prud’hommes.
Inversement, un employeur peut demander le remboursement d’un salaire versé par erreur au salarié. L’employeur a également trois ans pour mener cette action.
Combien de temps la fiche de paie doit-elle être conservée ?
Le salarié doit conserver ses fiches de paie sans limitation de durée et cette précision doit apparaître clairement sur ce document.
L’employeur doit quant à lui conserver un double des fiches de paie pendant au minimum cinq ans, éventuellement sur support informatique si les garanties de contrôle sont équivalentes à celles du support papier. De plus, l’employeur doit garantir la disponibilité au salarié de la fiche de paie émis sous forme électronique, pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
À savoir
En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l’employeur, ou de la cessation d’activité de l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.