Registre unique du personnel : un document obligatoire dans chaque entreprise
Obligatoire quelle que soit la taille de votre entreprise, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Négligez-le, et c’est la sanction assurée en cas d’inspection ! Quelles indications sont obligatoires ? Sur quel type de support faut-il le tenir ?
Registre unique du personnel : qu’est-ce que c’est ?
Le registre unique du personnel est un document établi par l’employeur d’une entreprise, quelle que soit sa taille, permettant de garantir la transparence de l’ensemble des emplois de l’entreprise et ce, dès la première embauche.
Ce registre doit comporter des mentions obligatoires relatives à l’identification des salariés, à leur date d’embauche et de départ ainsi qu’au type de contrat de travail. Les mentions y figurant doivent être conservées durant 5 ans après chaque départ de salarié. Si votre entreprise comporte plusieurs établissements, chacun des établissements doit disposer de son propre registre.
Êtes-vous concerné ?
Oui ! Tout employeur est concerné par cette obligation. Exception faite des particuliers employeurs ou des associations ayant recours au chèque emploi associatif.
Pour quels salariés ?
Tous les salariés sont concernés. Y compris :
- les intérimaires
- les travailleurs à domicile ;
- les travailleurs étrangers ;
- les salariés détachés. Au préalable, vous devrez adresser une déclaration à l’inspection du travail du lieu où débute la prestation. Cette déclaration doit être jointe au registre unique ;
- les stagiaires. Le nom, prénom, date de début et de fin de stage, le lieu de présence du stagiaire ainsi que le nom du tuteur doivent être inscrits par ordre d’arrivée.
Sous forme papier ou numérique ?
Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre, un bloc-notes pourrait tout à faire suffire. Toutefois des cahiers ou des formulaires papier spécifiquement conçus pour une tenue adéquate du registre existent et limitent les risques d’oubli de certaines mentions obligatoires.
Si vous souhaitez avoir recours à un support informatique, celui-ci doit offrir des garanties de contrôle équivalentes à la version papier.
Comment des documents numériques peuvent-ils apporter les mêmes garanties qu’un formulaire papier indélébile ?
« La traçabilité des enregistrements et le caractère indélébile des saisies sont garantis par le fait qu’une fois validées, l’historique des corrections apportées à chaque ligne du registre est conservé, explique Maximilien Clayton, co-fondateur de MyLegibox, start-up spécialisée dans la production de registres obligatoires en ligne.
Les informations mises à jour apparaissent rayées dans le registre du personnel édité en format PDF avec signature électronique (garantissant l’origine du document). Ainsi comme sur le support papier, l’historique des modifications est conservé sans altérer la présentation dans l’ordre chronologique des entrées et sorties. »
Quelles sanctions en cas d’absence ou négligence du registre ?
Vous pensez qu’en cas de contrôle, la sanction sera moindre si vous avez négligé votre registre par rapport à quelqu’un qui n’en aurait pas du tout ? Faux ! La sanction est la même dès lors que vous n’avez pas rempli vos obligations :
- Jusqu’à 750 € pour les personnes physiques ;
- Jusqu’à 3 750 € pour les personnes morales.
Cette sanction est appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés !
Quelles mentions devez-vous y faire figurer ?
Voici les mentions à faire figurer :
- Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
- Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise,
- Type de contrat : par exemple, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)…
- Travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
- Stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (afin de ne pas les confondre avec les salariés)
A noter
Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.
Si une vous embauchez une même personne avec des contrats successifs (CDD d’usage ou extra par exemple), vous devez, pour chaque contrat ou vacation, indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d’entrée et de sortie correspondantes.