Détruire les documents originaux après numérisation ?
La conservation des documents comptables, que ce soit dans les entreprises ou en cabinet comptable pour le compte des clients, est une question récurrente.
La possibilité de numériser les documents et de les conserver dans un format exclusivement numérique est une solution quattendent de nombreux professionnels. en droit fiscal, la solution est déjà prévue, sous réserve dassurer une piste daudit fiable.
La réforme du droit des obligations instaure une présomption de fiabilité pour reproductions à lidentique de la forme et du contenu. les conditions de cette fiabilité doivent être fixées par décret en Conseil dEtat. son entrée en vigueur est prévue pour le 1er octobre 2016..
- Avant le 1er octobre 2016 : une copie recevable sous conditions, en cas de destruction de loriginal
Avant la réforme du droit des contrats, la copie est exceptionnellement recevable devant un tribunal, en cas de destruction de loriginal. elle représente alors, non un original écrit, mais un commencement de preuve par écrit. La copie numérique ne dispensera pas davoir à présenter loriginal papier.
Le document peut ainsi servir de preuve sauf sil est contesté par la partie adverse puisque la jurisprudence admet que les photocopies constituent des copies fidèles et durables (art.1348 al.2 du Code Civil dans sa version antérieure au 1er octobre 2016). Cet assouplissement ne concerne pas les actes authentiques, qui nécessitent la présence dun notaire.
La numérisation des archives est donc un véritable projet qui doit être documenté et ne pas être fait nimporte comment. il faut pouvoir convaincre un juge de la fiabilité de la copie.
Une Cour dAppel a ainsi admis la fiabilité réalisée selon la norme darchivage AFNOR z 42 013 (Cour dAppel de Lyon, 03/09/2015, n° 13/09407).
- A partir du 1er octobre 2016 : une copie fiable vaut loriginal papier
Larticle 1379 du Code Civil, dans sa version à venir au 1er octobre 2016 précise ainsi que :
« la copie fiable a la même force probante que loriginal. La fiabilité est laissée à lappréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique dun écrit authentique.
Est présumée fiable jusquà preuve du contraire toute copie résultant dune reproduction à lidentique de la forme et du contenu de lacte, et dont lintégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil dEtat.
Si loriginal subsiste, sa présentation peut toujours être exigée »
Un décret en Conseil dEtat doit encore préciser les conditions de cette fiabilité.